Portal de clientes para gestoríasLos clientes envían sus papeles desde el móvil y la gestoría ve de un vistazo qué falta antes de cada plazo.

El problema

En una gestoría pequeña, cada cierre de trimestre se repite la misma historia. Las facturas llegan por WhatsApp, por email y en mano, unas duplicadas y otras ilegibles. Hay que reclamar una y otra vez lo que falta y apuntar en algún sitio quién ha entregado qué. Ese tiempo no se cobra.

Este proyecto es un producto propio pensado para gestorías de entre una y diez personas. Los datos de la demostración son ficticios.

La solución

Un portal que cada gestoría usa con su propio logo, sus colores y su dominio. El cliente entra, hace una foto a la factura con el móvil o la reenvía por email, y ve en una lista qué le falta por entregar y cuándo vence cada plazo. Si está sin cobertura, los documentos se quedan en cola y se envían solos al recuperarla.

El gestor trabaja desde una única bandeja donde caen los documentos de todos sus clientes, y puede despacharla entera sin soltar el teclado. El sistema lee solo los datos de cada factura (proveedor, número, fecha, base, IVA y total, aunque tenga varios tipos de IVA) para que solo haya que confirmarlos, avisa de los duplicados y exporta a contabilidad. Un semáforo por cliente enseña quién va al día y quién no, y los recordatorios salen solos cada mañana diciendo exactamente qué falta. También hay mensajes por cliente, entrega de documentos con firma y facturación de las cuotas con pago online.

El resultado

Es un producto propio y todavía no tiene cifras de una gestoría real, así que no pongo ninguna. Sí puedo decir que cubre el recorrido completo: alta de la gestoría, invitación de clientes desde un Excel, recepción de documentos, plazos, avisos, mensajes, entregas con firma y cobros. Y que cada cambio pasa más de 500 comprobaciones automáticas, 18 de ellas recorriendo la aplicación entera en un navegador, antes de publicarse.

Lo acompañan las medidas de seguridad que pide este tipo de información: verificación en dos pasos para el equipo, sesiones que se pueden cerrar a distancia y registro de accesos.